Mistä ovat rakenteet ja toimintatavat tehty?

Ajankohtaisia kysymyksiä on nyt paljon ilmassa. Toimintamallin uudistamiseen liittyen palaamme vielä useasti kysymyksiin: Mikä asia tai tavoite määrittelee mitäkin? Mikä tulee ensin ja mitä siitä seuraa?

Valtuuston seminaarissa 23.3. näkymäksi kiteytyi tarve uudistua, pysyä edistyksellisenä, löytää tamperelaisille paras uusi kunta ja menestyä tulevaisuuden maailman menossa. Kaikkea tuota käsittelimme visioiden ja kauas katsoen, mutta kuitenkin jalat maassa ja Tampereessa kiinni pysyen. Sekä esiintyjät että kuulijat olivat hyvässä tulevaisuuden vedossa. Huoli hiipi mieleen vain, kun joku mainitsi yhden sanan: organisaatiokaavio. Toki sellainen tarvitaan tulevaisuudessakin, mutta organisaatiopohdinnoissa on tärkeätä muistaa millä tarkkuudella niitä missäkin vaiheessa tehdään. Luovaa ajattelua voi kaavioilla jäsentää, mutta toivottavasti emme kahlitse asioita pelkästään rakenteisiin.

Tulevaisuustutkija Aleksi Neuvonen määritteli neljä kunnan menestykseen tarvittavaa asiaa. Ne ovat johtaminen, uudistamisen käytännöt, osallisuuden vahvistaminen ja digitaalisuuden hyödyntäminen. Näissä sanoissa on paljon viisautta, joka sinnikkäällä pohdiskelulla voisi muotoutua uuden toimintamallin rakenteiden vahvistukseksi.

Tyypillisesti ja syystäkin julkista sektoria arvostellaan siitä, että teemme asioita hallintokylki edellä. Se toteutuukin jälleen, jos keskustelu siirtyy pelkästään organisaatiorakenteeseen.  Toistaiseksi kaikki on mahdollista ja mielestäni meillä on jälleen Tampereella näytön paikka. Toivottavasti maltetaan keskittyä rakenteiden muuttamisen rinnalla vielä vahvemmin toimintatapojen uudistamiseen.

Hallintoa pitää olla riittävästi, mutta vain sen verran kuin sitä tarvitaan asioiden fiksusti tekemiseen ja mikä on välttämätöntä. Hallinnon rakenteita pohdittaessa meillä tulee samalla olla näkymä siihen, miten haluamme kunnan toimivan. Hallinto on parhaimmillaan tekemisen ja johtamisen tuki ja sen pitää olla nykyistä vaikuttavampaa. Hallinto mielletään välttämättömäksi pahaksi ja esteeksi, mutta uskon, että sekin on käännettävissä aidoksi toiminnan tueksi. Kääntöön ei kuitenkaan riitä, että piirrämme organisaatiokaaviot toisinpäin tai otetaan erimuotoiset pylpyrät käyttöön.

Toimintatapojen uudistaminen vaatii pitkäjänteistä työtä, jolle tänä keväänä linjattavat asiat luovat perustaa ja mahdollisuuksia. Toivottavasti linjaukset tehdään siitä näkökulmasta, että ne toimivat vauhdittajina toimintatapojen muutoksille. Hyvässä vauhdissa olemme, kun löydämme edellä mainittuihin menestystekijöihin tarpeellista sisältöä. Mitä johtaminen vaatii onnistuakseen? Millainen rakenne johtamista tukisi tulevaisuudessa parhaiten?  Mitä tarvitaan siihen että kuntalaiset otetaan aidosti mukaan? Monimutkaistuvassa yhteiskunnassa on oltava valmiutta vaihtoehtoihin. Mitä tukea tarvitaan joustavaan, muutoskykyiseen ja arjessa elävään palvelutuotantoomme? Digitalisoituminen voi olla viisaasti hyödynnettynä apu monessa. Voitaisiinko joitakin rakenteita purkaa kokonaan tai mitä uutta emme ole osanneet vielä ottaa huomioon?

Hallinto voi olla iloinen asia ja iloksi se muuttuu sitten, kun olemme malttaneet luoda toimintamallillemme kulmakivet, ne uudet, tulevaisuuden kestävät ja entistä ehommat.

Fiksussa kaupungissa, fiksun toimintamallin sisälle on tavoittelemisen arvioista fiksu organisaatiorakenne, tehdään se fiksulla tavalla.

Kirsi Koski, johtaja, hallinto- ja talousryhmä, Tampereen kaupunki

Tiltun jälkeen?

Yksi tärkeimmistä kysymyksistä Tampere 2017 -prosessissamme tulee olemaan se, mitä tilaaja-tuottaja-mallille tapahtuu. Henkilöstö suhtautuu malliin varsin kriittisesti ja moni johtavakin poliitikko on jo todennut, että mallista voidaan luopua.  Minäkin olen samaa mieltä siinä, että mallista voidaan tarvittaessa luopua. Se kun ei missään vaiheessa ole ollut itseisarvo, vaan ennemminkin väline tehdä muutoksia. Mallin avulla on saatu paljon hyvää aikaan, mutta yhtä lailla se on varmasti aiheuttanut myös lisää hallintoa ja synnyttänyt raja-aitoja.

Saattaa siis olla, että tiltun aika on ohi. Mutta ennen kuin päätetään siitä, onko meillä tiltua vai ei, pitäisi tietää, mikä on tiltun vaihtoehto. Siihen en ole saanut vielä vastausta yhdeltäkään, joka on mallista luopumista vaatinut. Sitäkään kun en oikein jaksa uskoa, että palaamme siihen vanhaan vuoden 1992 toimintamalliin.

Muuttuvat toimintaympäristöt

Uutta mallia valittaessa on syytä pohtia, millaiseen toimintaympäristöön mallia rakennamme ja millaista ohjausjärjestelmää haluamme käyttää. Aikaisempi, ennen vuotta 2007 käytössä ollut malli oli rakennettu aika vakiintuneeseen ja hitaasti muuttuvaan toimintaympäristöön. Ohjausmallina oli perinteinen hierarkkiseen ohjaukseen perustuva malli, jossa oli selvät käskyvaltasuhteet organisaation ylätasolta alaspäin läpi koko organisaation.

Vuonna 2007 siirryttiin tilaaja-tuottaja-malliin, joka perustuu sopimusohjaukseen. Tässä mallissa hierarkkisen suhteen tilalle tuli sopimussuhde ja käskyvallan sijaan käytetään neuvotteluita. Tilaajalla ei ole käskyvaltaa tuottajaan, vaan välineenä käytetään sopimuksessa määriteltyjä asioita. Markkinat avautuivat ja kolmannen sektorin palvelutkin siirtyivät markkinoille. Toimintaympäristö monimutkaistui, toimijoita tuli koko ajan enemmän, mutta perusrakenteet olivat edelleen aika perinteiset.

Tällä hetkellä toimintaympäristömme on huomattavasti epäselvempi. Emme esimerkiksi pysty ennakoimaan, millainen tulevaisuuden kunta tai sote-malli on. Kysymys kuuluukin, millaisella ohjausjärjestelmällä tällaisessa epävarmassa ja monimutkaisessa ympäristössä voidaan toimia. Kuka osaa rakentaa toimivan mallin epävarmuuden tilaan?

Malleja kansainvälisistä kehityssuunnista?

Minulla ei valmiita vastauksia ole, mutta ainakin joitain näkemyksiä voi etsiä kansainvälisistä julkisen hallinnon kehityssuunnista.  Nostan tässä kolme, joilla uskon olevan merkitystä meidänkin mallillemme.

Ensinnäkin, kunnan rooli muuttuu. Monituottajamalli on tullut jäädäkseen ja kun tähän samaan joukkoon lisätään mahdolliset sote-organisaatiot, uudistuva kumppanuus kolmannen sektorin toimijoiden kanssa sekä kunnan asukkaiden laajeneva osallistuminen, ovat kunnan toimintoihin vaikuttamassa monet erilaiset toimijat. Kunnan tehtäväksi muodostuu hallita näitä erilaisia toimijaverkostoja.

Toiseksi, sopimusohjaus ja kilpailuttaminen muuttuu. Näyttää siltä, että perinteinen kilpailuttaminen täydentyy erilaisilla kumppanuusmalleilla ja hankinnalla, jossa ostetaan lopputuloksia yksittäisten suoritteiden sijaan. Yritykset, kolmas sektori ja kaupunki rakentavat yhteisiä organisaatioita ja alliansseja. Tilaajan ja tuottajan välinen työnjako perustuu yhteiseen näkemykseen ja kumppanuuteen, ei sopimuksen yksityiskohtiin. Yksityisen ja julkisen raja hämärtyy.

Kolmanneksi, johtaminen muuttaa muotoaan.  Kun aikaisemmin johdettiin hierarkialla ja suoralla käskyvallalla ja nykyisin pääosin sopimusohjauksella, näyttää tulevaisuuden johtamismalli olevan entistä monivivahteisempi. Edellä mainittuja käytetään jatkossakin, mutta rinnalle tulee ns. pehmeän johtamisen välineitä, kuten suostuttelu, henkilökohtainen karisma ja esimerkkinä toimiminen. Pehmeää johtamista tarvitaan, jotta eri osapuolet saadaan mukaan toimimaan yhteisen päämäärän saavuttamiseksi.                           

Edellä mainitut ovat ilmiötä, joilla kaikilla on merkitystä kaupungin toimintaan, organisaatioon ja johtamiseen. Ne tulevat merkittävästi vaikuttamaan siihen, millaiseksi Tampere 2017 -toimintamalli muodostuu. Millä tavalla, se jää nähtäväksi.

Kari Hakari

Johtaja, tilaajaryhmä, Tampereen kaupunki

Tampere 2017 starttasi

Tampereella uudistettiin radikaalisti kaupungin toimintamallia vuonna 2007. Toimintamalli sisältää kolme keskeistä kokonaisuutta: tilaaja–tuottaja-mallin, pormestarimallin ja asiakaslähtöisyyden. Tampereen yliopisto arvioi mallia vuonna 2014, ja nyt maaliskuussa 2015 käynnistyi vuoden 2017 puoleen väliin jatkuva projekti, jossa toimintamallia uudistetaan. Toimin uudistuksen projektipäällikkönä.

Kun jotain uudistetaan, niin olennaista on luoda käsitys siitä, mikä aiemmassa oli vikana ja mistä syystä. Tästä näkökulmasta toimintamallin arvioinnista pormestarimallin osalta nousee isoimpana teemana esiin poliittisen johdon  ja viranhaltijajohdon välisen työnjaon epäselvyys. Tilaaja-tuottaja mallin osalta isoin asia on mielestäni sisäisen sopimusohjauksen ongelmallisuus, mikä näyttäytyy tutkijoiden mukaan muun muassa hallinnollisten tehtävien lisääntymisenä, byrokratisoitumisena ja kaupungin kokonaisjohtamisen monimutkaistumisena. Lisäksi Tiltu-malli sai osakseen voimakasta kritiikkiä henkilöstöltä. Asiakaslähtöisyyden osalta nousee esiin asiakaslähtöisyyden soveltamisen keskeneräisyys.

Vikojen esiin nostamisen rinnalla tulee toki pohtia myös toimintamallin onnistumisia ja miettiä, miten niitä vahvistetaan edelleen. Positiivisiksi asioiksi arvioinnista nousee muun muassa, että pormestarimalli on antanut kasvot poliittiselle päätöksenteolle, asiakaslähtöinen prosessiajattelu on mahdollistanut keskustelun palvelukokonaisuuksien vaikuttavuudesta, tilaaja-tuottaja malli on mahdollistanut vertailtavuuden ja kustannustietoisuus on lisääntynyt. Toimintamallin aikana Tampere on myös onnistunut hillitsemään kustannusten kasvua mallia edeltäneeseen aikaan verrattuna, kun vertailukaupungissa on ollut päinvastaista kehitystä.

Toimintamallin uudistusta tehdään tulevaisuutta varten. On kyettävä arvioimaan uudistuksen kannalta keskeiset toimintaympäristön muutokset. Isoimpia muutoksia ovat mielestäni hyvinvoinnin polarisoituminen, kuntatalouden kireys, digitalisoituminen ja kuntien roolin muutos.

Valtakunnan hallituksen rakennepoliittiset uudistukset ovat ajaneet karille yksi toisensa jälkeen. Karille ajaneista Tampereen toimintamallin uudistamiseen vaikuttaa eniten ratkaisematta jäänyt sote-uudistus. Itse pohdin Tampere 2017 projektisuunnitelmaa tehdessä varsin paljon sitä, voidaanko uudistusta lähteä tekemään jos sote-ratkaisut siirtyvät seuraavalle hallituskaudelle.  Tampereen kaupunginhallituksen suunnittelukokouksen täydennetty kokoonpano, joka toimii projektin ohjausryhmänä, linjasi kuitenkin selkeästi, että toimintamallin uudistuksen kanssa edetään. Ohjausryhmä myös päätti, että uudistuksen keskeisistä linjauksista päätetään jo kesäkuun valtuustossa. Tämä pistää vipinää tekemiseen meille projektin valmisteluvastuussa oleville, mutta projektin jatkoetenemistä ilman muuta helpottaa, kun isot linjat päätetään jo alkuvaiheessa. Tällöin saadaan selkänojaa jatkotyölle. Toivottavasti vuoden 2015 aikana sotekin selkiintyy. Tällöin on huomattavasti helpompaa miettiä esimerkiksi apulaispormestarien tai lautakuntien tehtäviä.

Ohjausryhmä korosti projektisuunnitelmasta päättäessään myös projektin osallistavuutta ja viestintää. Mietinnässä on erilaisia tapoja perinteisistä keskustelutilaisuuksista sähköisiin työvälineisiin. Yksi osa tätä kokonaisuutta on blogikirjoitukset. Ajatuksenani on, että blogeja Tampere 2017 -projektista syntyy säännöllisesti ja että haastan kirjoittajiksi eri tavoin projektissa mukana olevia.

Reija Linnamaa, Tampereen kaupungin strategiajohtaja